GwG-Schulung neue Mitarbeiter 2026: Nachweispflicht ab Tag 1

Dieses Szenario ist bei Schweizer Finanzintermediären Alltag – besonders bei kleineren Instituten mit begrenzten Ressourcen. Die Lösung liegt nicht in aufwendigeren Prozessen, sondern in sofort verfügbaren Schulungsnachweisen.

Wo Schweizer Institute heute stehen

Die FINMA erwartet von allen Finanzintermediären, dass Mitarbeitende mit Kundenkontakt oder Transaktionsverantwortung ihre GwG-Kenntnisse nachweisen können (https://www.finma.ch/de/bewilligung-und-aufsicht/finanzintermediaere/). Dieser Nachweis muss ab dem ersten Arbeitstag vorhanden sein – nicht ab dem Zeitpunkt, an dem eine Schulung organisiert werden konnte.

SROs wie VQF und ARIF prüfen bei Audits systematisch die Schulungsdokumentation aller Mitarbeitenden. Fehlt für einzelne Personen der Nachweis für bestimmte Zeiträume, wird das dokumentiert. Häufen sich solche Lücken, folgen Auflagen.

Szenario 1: Portfoliomanager ohne Schulungsnachweis

Ein Portfoliomanager wird im April eingestellt. Die nächste GwG-Schulung findet im Juni statt. In der Zwischenzeit identifiziert er drei neue Kunden und führt Transaktionsüberwachung durch. Bei der SRO-Prüfung im August fehlt für April und Mai der Schulungsnachweis. Die SRO dokumentiert: "Mitarbeitender ohne GwG-Schulung im operativen Einsatz."

Szenario 2: Interne Schulung ohne Dokumentation

Das Institut führt eine interne GwG-Schulung durch. Der Geschäftsführer erklärt die wichtigsten Punkte, die Mitarbeitenden unterschreiben eine Teilnahmebestätigung. Bei der Prüfung wird diese nicht akzeptiert – es fehlen Inhalt, Dauer, Wissenstest und elektronischer Audit-Trail.

Szenario 3: Ehemalige Mitarbeitende ohne Nachweis

Ein Mitarbeiter verlässt das Institut nach zwei Jahren. Die Schulungsnachweise wurden nicht zentral archiviert. Bei der nächsten Prüfung fordert die SRO die lückenlose Dokumentation aller Mitarbeitenden der letzten drei Jahre. Für den ehemaligen Mitarbeitenden fehlen die Nachweise – das Institut muss rückwirkend belegen, dass er geschult wurde.

Szenario 4: Saisonale Mitarbeitende

Ein Family Office stellt im Sommer zwei befristete Mitarbeitende für drei Monate ein. Eine externe Schulung wird nicht organisiert – die Kosten erscheinen unverhältnismässig. Bei der Prüfung wird diese Lücke dokumentiert. Die Begründung "befristeter Einsatz" wird nicht akzeptiert.

Fehler 1: Schulung nach Verfügbarkeit statt nach Pflicht

Institute warten auf den nächsten verfügbaren Schulungstermin externer Anbieter. Problem: Die GwG-Pflicht beginnt am ersten Arbeitstag, nicht am Schulungstermin. Bei Prüfungen zählt das tatsächliche Eintrittsdatum.

Fehler 2: Interne Schulung ohne Audit-Trail

Handschriftliche Teilnahmebestätigungen oder E-Mails werden als Nachweis verwendet. Problem: SROs erwarten elektronische, unveränderbare Dokumentation mit Datum, Inhalt, Dauer und Testergebnis. Handschriftliche Bestätigungen erfüllen diese Anforderungen nicht.

Fehler 3: Fehlende Archivierung nach Austritt

Schulungsnachweise werden nicht zentral gespeichert. Verlässt ein Mitarbeitender das Institut, gehen die Nachweise verloren. Problem: SROs fordern rückwirkend die Dokumentation für alle Mitarbeitenden – auch ehemalige.

Fehler 4: Keine Wissenskontrolle

Mitarbeitende nehmen an einer Schulung teil, absolvieren aber keinen Test. Problem: Die FINMA erwartet messbare Wissenskontrollen. Reine Teilnahmebestätigungen reichen nicht aus.

☑ Schulung ab Tag 1: Jeder neue Mitarbeitende mit Kundenkontakt oder Transaktionsverantwortung absolviert die GwG-Schulung vor dem ersten operativen Einsatz.

☑ Elektronischer Audit-Trail: Alle Schulungsnachweise werden elektronisch gespeichert – mit Datum, Inhalt, Dauer und Testergebnis.

☑ Wissenstest obligatorisch: Nach jeder Schulung muss ein Test absolviert werden. Das Ergebnis wird dokumentiert und archiviert.

☑ Zentrale Archivierung: Alle Nachweise werden zentral gespeichert – auch nach Austritt von Mitarbeitenden. Zugriff muss jederzeit möglich sein.

☑ Regelmässige Auffrischung: Mitarbeitende absolvieren jährlich eine Auffrischungsschulung. Auch diese wird vollständig dokumentiert.

☑ Sofortige Verfügbarkeit: Bei SRO- oder FINMA-Prüfungen müssen alle Nachweise innerhalb von Minuten abrufbar sein – nicht erst nach Suche in Ordnern oder E-Mails.

☑ Keine Lücken bei Kurzeinsätzen: Auch befristete oder saisonale Mitarbeitende absolvieren die vollständige Schulung – die Dauer des Einsatzes ist irrelevant.

## Fazit

Fehlende Schulungsnachweise sind kein administratives Detail – sie sind ein dokumentiertes Compliance-Versagen bei jeder Prüfung. Die Lösung liegt nicht in aufwendigeren Prozessen, sondern in sofort verfügbaren E-Learning-Modulen mit automatischem Audit-Trail. Jeder neue Mitarbeitende startet die Schulung am ersten Arbeitstag, absolviert den Test und erhält das Zertifikat – ohne Wartezeit, ohne Terminkoordination, ohne Lücken.